Envoyer une facture par Peppol ne demande ni adresse e-mail, ni pièce jointe. Votre logiciel transforme la facture en fichier structuré et la remet au réseau, qui la dépose dans le logiciel de votre client. Entre entreprises belges assujetties à la TVA, c’est obligatoire depuis le 1er janvier 2026 (SPF Finances). Voici les étapes, dans l’ordre où elles se présentent.
1. Trouver l’identifiant Peppol du client
Sur Peppol, une entreprise est joignable à une adresse : un schéma suivi d’une valeur. Pour une entreprise belge, c’est le plus souvent le schéma 0208 suivi de son numéro d’entreprise (BCE), sans points : par exemple 0208:0123456749.
Le plus sûr est de le demander au client. Vous pouvez aussi vérifier qu’il est inscrit dans l’annuaire Peppol, qui est public. Un client absent de l’annuaire ne peut rien recevoir par le réseau, même avec un identifiant correct.
2. Passer par un point d’accès
On ne se connecte pas à Peppol directement : on passe par un point d’accès, un prestataire certifié qui transmet vos factures au point d’accès du client. En pratique, c’est votre logiciel de facturation qui s’en charge. Le point d’accès doit savoir qui vous êtes : votre entreprise y est déclarée une fois, et un représentant légal confirme son identité.
3. Vérifier ce que la facture doit porter
Un fichier incomplet est refusé, parfois des heures plus tard, par le destinataire. Avant l’envoi, assurez-vous que la facture comporte :
- votre dénomination légale, votre numéro de TVA et votre adresse complète ;
- votre propre identifiant Peppol ;
- le nom du client, son adresse complète et son identifiant Peppol ;
- une référence pour le client, comme son numéro de bon de commande, ou à défaut le numéro de la facture ;
- au moins une ligne facturée ;
- pour une ligne en autoliquidation, exonérée, intracommunautaire ou à l’exportation, la mention légale correspondante, que votre comptable vous donne.
4. Envoyer, puis vérifier que c’est parti
L’envoi lui-même prend quelques secondes. Le point d’accès répond aussitôt : accepté, ou refusé avec un motif. Un refus veut dire que rien n’est parti : vous corrigez, et vous renvoyez. Une facture acceptée, elle, est chez le client ; elle ne se reprend pas. Une erreur se corrige alors comme pour une facture papier, par une note de crédit, qui part elle aussi par Peppol.
Et avec ProFacture ?
L’activation se fait une fois, depuis les réglages de votre organisation. Ensuite, la fiche client accueille l’identifiant Peppol, et un bouton le cherche dans l’annuaire à partir du numéro d’entreprise. Sur une facture émise, ProFacture contrôle tout ce qui précède et nomme ce qui manque, avec le lien pour le compléter. Un clic sur « Envoyer par Peppol », une confirmation, et l’envoi s’inscrit dans l’historique de la facture. C’est compris dans chaque formule.
Pour le contexte, l’obligation et ses exceptions : la facturation électronique Peppol en Belgique.