Wat de verplichting van 2026 verandert
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen uitwisselen. Een gestructureerde factuur is geen pdf: het is een gegevensbestand in Peppol BIS-formaat (XML volgens de UBL-norm), dat de software van de klant leest zonder iets over te typen.
- Wie? Belgische btw-plichtige ondernemingen, onderling. Btw-plichtigen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen er in principe ook onder.
- Versturen en ontvangen. Een onderneming die alleen aan particulieren factureert, maar aankoopt bij Belgische ondernemingen, moet elektronische facturen kunnen ontvangen.
- Particulieren vallen er niet onder. Een factuur aan een particulier mag een pdf blijven.
- Enkele uitzonderingen voor het versturen. Onder meer ondernemingen die alleen handelingen verrichten die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het btw-wetboek, en ondernemingen onder de forfaitaire regeling, uiterlijk tot 1 januari 2028.
Bron: FOD Financiën, voor wie wordt e-facturatie verplicht. Uw precieze situatie bespreekt u met uw boekhouder: deze pagina is geen fiscaal advies.
Peppol in twee minuten
Peppol is een Europees netwerk dat handelsdocumenten tussen softwarepakketten vervoert. U maakt er zelf geen verbinding mee: uw software gaat via een toegangspunt, dat de factuur bezorgt aan het toegangspunt van uw klant, dat ze in zijn software zet. Net als bij e-mail heeft iedereen zijn eigen aanbieder, en kan iedereen met iedereen communiceren.
Om u te vinden gebruikt het netwerk een identificatie: voor een Belgische onderneming meestal de code 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer. De Peppol-directory toont wie bereikbaar is, en op welk adres. In ProFacture is het toegangspunt Recommand, Peppol-gecertificeerd; u hoeft er zelf niets af te sluiten.
Meer weten: hoe werkt e-facturatie.
Een factuur via Peppol versturen met ProFacture
Activeer het versturen via Peppol
In de instellingen van uw organisatie registreert een knop uw onderneming bij het toegangspunt. Een wettelijke vertegenwoordiger bevestigt daarna zijn identiteit, één keer: het netwerk legt dat op.
Vul de identificatie van uw klanten in
Op de klantenfiche: het schema en de Peppol-identificatie. Een knop zoekt het adres in de Peppol-directory op basis van het ondernemingsnummer.
Uitgeven, dan versturen
De uitgegeven factuur wordt aan de norm getoetst voor ze vertrekt. Wat ontbreekt, wordt benoemd, met de link om het aan te vullen. Eén klik op ‘Verzenden via Peppol’, een bevestiging, en de factuur komt aan in de software van uw klant.
Volg op wat vertrokken is
De verzending komt in de historiek van de factuur, met datum en bestemmeling. Een weigering wordt duidelijk getoond: er is niets vertrokken, u corrigeert en verstuurt opnieuw.
Inbegrepen in elke formule
- UBL-bestand in Peppol BIS Billing 3.0-formaat, downloadbaar
- Verzending via het Peppol-netwerk vanaf de pagina van de factuur
- Creditnota’s via dezelfde weg verstuurd
- Opzoeken van de klant in de Peppol-directory
- Bijzondere btw-vermeldingen (verlegging van heffing, intracommunautair) opgenomen in het bestand
- Gedateerde historiek van elke verzending
Uw aankoopfacturen ontvangen
Met de formules Solo en Atelier ontvangt ProFacture ook de facturen die uw leveranciers u via Peppol sturen. Ze verschijnen bovenaan uw aankopen: u kijkt na wat de leverancier verstuurde, waarna de factuur een aankoop wordt, met de pdf als bewijsstuk. Niets wordt geboekt zonder u.
Op het netwerk ontvangt een onderneming op één enkele plaats. Komen uw facturen vandaag aan bij uw boekhouder of in andere software, dan komen ze voortaan in ProFacture aan: bespreek het eerst met hem. Uw huidige aanbieder kan u een migratiesleutel geven, zodat u zonder onderbreking overstapt.
De oplossingen om te ontvangen: hoe ontvang ik elektronische facturen.
Veelgestelde vragen
Ik factureer alleen aan particulieren: geldt dit voor mij?
Voor het versturen niet: de verplichting geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, en een factuur aan een particulier mag een pdf blijven. Maar als u aankoopt bij Belgische ondernemingen, moet u hun elektronische facturen kunnen ontvangen.
Volstaat een pdf-factuur per e-mail nog?
Niet tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026: de factuur moet elektronisch en gestructureerd zijn, dus een bestand dat software kan lezen, en geen afbeelding van het document.
Wat is een Peppol-identificatie?
Het is uw adres op het netwerk, het equivalent van een e-mailadres voor facturen. Voor een Belgische onderneming bestaat het meestal uit de code 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer (KBO).
Wat kost versturen via Peppol in ProFacture?
Het is inbegrepen in elke formule, zonder meerkost per factuur. U probeert ProFacture 30 dagen gratis uit, zonder bankkaart.
Mijn professionele klant heeft geen Peppol-identificatie: wat nu?
Vraag het hem: sinds 2026 moet elke Belgische btw-plichtige onderneming elektronische facturen kunnen ontvangen. ProFacture zoekt zijn adres ook op in de Peppol-directory, vanaf zijn klantenfiche.
Ontvangt ProFacture mijn aankoopfacturen via Peppol?
Ja, met de formules Solo en Atelier. U activeert het in de instellingen; elke ontvangen factuur verschijnt bij uw aankopen, u kijkt ze na, en ze wordt een aankoop met de pdf van de leverancier. Op Peppol ontvangt een onderneming op één enkele plaats: als uw boekhouder vandaag uw facturen ontvangt, bespreek het dan eerst met hem voor u activeert.