Van het eerste cijfer tot de handtekening
Stel op
Kies de klant, voeg uw regels toe vanuit de catalogus of typ ze in: per meter, per uur, per stuk of forfaitair. U kunt het werk ook in één zin beschrijven: de assistent maakt de regels klaar, u kijkt ze na.
Verstuur ze
De uitgegeven offerte krijgt haar nummer en haar pdf. Ze vertrekt per e-mail vanaf haar pagina, of via een link die u doorgeeft: de klant leest ze op zijn telefoon, zonder een account aan te maken.
De klant aanvaardt online
U ziet wanneer hij ze opent, en daarna wanneer hij ze aanvaardt, met zijn naam, zijn functie en het tijdstip. Een weigering verschijnt ook, met het bericht dat hij achterliet, als hij er een achterliet.
Factureer
Volledig, als voorschot of als saldo, zonder iets over te typen. Ook de bestelbon en de leveringsbon maakt u aan vanuit de offerte.
De details die tijd besparen
- Prijzen ingegeven excl. of incl. btw, naar keuze
- Korting per regel of op het totaal
- Kostprijs per regel, en de marge van de offerte
- Sectietitels en tekstregels
- Voorschottenschema afgestemd op het totaal
- Opgemaakt commercieel voorstel, met sjablonen (Atelier)
- Varianten naar keuze van de klant (Atelier)
- Een offerte dupliceren met één klik
Een offerte die steek houdt
De offerte vermeldt uw wettelijke gegevens, haar nummer, haar geldigheidsdatum en de btw per regel. Voor de uitgifte controleert ProFacture wat ontbreekt, uw vermeldingen, het adres van de klant, een regel zonder omschrijving, en meldt het naast de knop, met de link om het aan te vullen. Eens uitgegeven ligt de offerte vast: wat de klant aanvaard heeft, is wat gefactureerd wordt.
Voor de rest van het traject, van factuur tot betaling: de facturatiesoftware voor vakmannen, en het versturen van uw facturen via Peppol.
Veelgestelde vragen
Hoe aanvaardt mijn klant de offerte?
Hij opent de link die u hem stuurt, leest de offerte en aanvaardt ze online: hij vult zijn naam en functie in, en de aanvaarding krijgt een tijdstempel. U wordt meteen verwittigd, en de offerte krijgt de status ‘Aanvaard’.
Weet ik of de klant de offerte geopend heeft?
Ja: zodra hij de link opent, krijgt de offerte de status ‘Bekeken’. Dat is vaak het goede moment om hem te bellen.
Kan ik meerdere varianten in dezelfde offerte voorstellen?
Ja, met de formule Atelier: de klant kiest tussen meerdere opties, bijvoorbeeld twee afwerkingen, en de offerte wordt herberekend. Alleen de gekozen optie wordt gefactureerd.
Hoe wordt de offerte een factuur?
Een aanvaarde offerte factureert u volledig, als voorschot of als saldo, zonder iets over te typen. De factuur blijft gekoppeld aan de ondertekende offerte, en de al gefactureerde voorschotten worden van het saldo afgetrokken.
Vertrekt de offerte per e-mail vanuit ProFacture?
Ja, vanaf de pagina van de offerte: het bericht wordt voorgesteld in de taal van de klant, u leest het na, en het vertrekt met de pdf en een knop om de offerte online te aanvaarden. U kunt de link ook kopiëren en per sms of via een berichtenapp versturen.
Heeft de offerte een geldigheidsdatum?
Ja, ze staat op de offerte. Eens uitgegeven krijgt de offerte haar nummer en wijzigt ze niet meer; voor een nieuwe versie dupliceert u ze met één klik.