Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen uitwisselen (FOD Financiën). De eerste maanden waren tolerant. Die liggen achter ons: dit is wat vandaag geldt.
De boetes
Een onderneming die niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen, riskeert een boete die stijgt bij elke vastgestelde overtreding (koninklijk besluit, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 14 juli 2025):
- 1 500 € voor de eerste overtreding;
- 3 000 € voor de tweede;
- 5 000 € voor elke volgende.
Die bedragen gelden voor de onderneming die helemaal niet uitgerust is. Een onvolledige of technisch foutieve elektronische factuur valt onder de boetes die al bestonden voor facturen.
De tolerantie, en wat ervan overblijft
- De algemene tolerantie gold voor de eerste drie maanden van 2026. Ze is voorbij (FOD Financiën, 7 april 2026).
- Self-billing, waarbij de klant de factuur opmaakt in plaats van de leverancier, kreeg uitstel tot en met 30 juni 2026. Ook dat is voorbij.
- Uitzonderlijke gevallen blijven mogelijk: de administratie kan afzien van een boete, maar alleen na een individuele analyse van het dossier, nooit automatisch. De aanvraag gebeurt via het contactformulier van efactuur.belgium.be.
Als de klant niet kan ontvangen
Kan uw klant technisch geen elektronische factuur ontvangen, dan bent u niet in overtreding: u stuurt hem een factuur in pdf of op papier (maatregelen vanaf 1 januari 2026). U moet wel een factuur uitreiken, en hij moet zich onverwijld in orde stellen. Bewaar een spoor van wat u tot de pdf heeft gebracht, bijvoorbeeld zijn antwoord of zijn afwezigheid in de Peppol Directory.
Wie er niet onder valt
Facturen aan particulieren mogen een pdf blijven. Ondernemingen zonder zetel of vaste inrichting in België vallen erbuiten, ook als ze een Belgisch btw-nummer hebben. Er zijn nog andere uitzonderingen, uitgelegd op onze pagina elektronische facturatie via Peppol. Uw precieze situatie bespreekt u met uw boekhouder: deze gids is geen fiscaal advies.
En met ProFacture?
ProFacture maakt uw facturen op in het Peppol-formaat en verstuurt ze vanaf hun pagina, in elke formule. Met de formules Solo en Atelier ontvangt het ook de facturen van uw leveranciers: versturen en ontvangen zitten dan in dezelfde tool.
Om u uit te rusten: een factuur versturen via Peppol en facturen ontvangen via Peppol.