Er wordt vooral gesproken over facturen versturen via Peppol. Maar de verplichting heeft twee kanten: sinds 1 januari 2026 moet een Belgische btw-plichtige onderneming ook de elektronische facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen. Dit is wat dat vraagt, en de fout die u vermijdt wanneer u van software wisselt.
Wie moet kunnen ontvangen
Elke Belgische btw-plichtige onderneming die aankoopt bij Belgische ondernemingen. Ook als u alleen aan particulieren verkoopt: uw klanten mogen een pdf krijgen, maar uw groothandel, uw boekhouder of uw energieleverancier moet u een gestructureerde factuur sturen (FOD Financiën).
Wat u nodig hebt om te ontvangen
Software die verbonden is met Peppol en u inschrijft op het netwerk (hoe ontvang ik facturen via e-facturatie). De inschrijving publiceert uw adres in de Peppol Directory: uw leveranciers zien dat u bereikbaar bent, en hun software stuurt u de factuur langs die weg. U hoeft hun niets anders te bezorgen dan uw ondernemingsnummer, dat als ID dient (hoe een Peppol-ID is opgebouwd).
De regels voor het bewaren van ontvangen facturen veranderen niet.
Maar één plek om te ontvangen
Dit punt ontdekt men vaak te laat. Op Peppol ontvangt uw onderneming op één plek: de software die haar heeft ingeschreven. Heeft uw boekhouder, uw bank of andere software u al ingeschreven, dan komen uw facturen daar aan. Een tweede activeren verdubbelt de ontvangst niet: de nieuwe inschrijving wordt geweigerd, behalve met een migratiesleutel van de vorige dienstverlener, en dan komen de facturen in de nieuwe tool aan in plaats van in de oude.
Drie vragen voor u kiest waar u ontvangt:
- Ben ik al ingeschreven? Zoek uw naam in de Peppol Directory.
- Waar wil mijn boekhouder mijn aankoopfacturen ontvangen? Velen ontvangen ze rechtstreeks in hun eigen tool.
- Als ik wissel, geeft mijn huidige dienstverlener mij een migratiesleutel? Daarmee neemt de nieuwe software de inschrijving over zonder periode waarin niets aankomt.
Een leverancier stuurt u nog een pdf
Bent u ingeschreven, vraag hem dan Peppol te gebruiken: sinds 2026 is dat zijn verplichting. De pdf is alleen toegestaan als de ontvanger technisch geen elektronische factuur kan ontvangen, en dan moet die zich onverwijld in orde stellen (maatregelen vanaf 1 januari 2026).
En met ProFacture?
Met de formules Solo en Atelier ontvangt ProFacture de facturen die uw leveranciers u via Peppol sturen. Ze verschijnen bovenaan uw aankopen: u leest na wat de leverancier stuurde, daarna wordt de factuur een aankoop, met haar pdf als bewijsstuk. Niets wordt geboekt zonder u. Ontvangt u al elders, bespreek het dan eerst met uw boekhouder: na activering komen uw facturen in ProFacture aan in plaats van daar.
Voor de andere richting: een factuur versturen via Peppol.