Een factuur versturen via Peppol vraagt geen e-mailadres en geen bijlage. Uw software zet de factuur om in een gestructureerd bestand en geeft het aan het netwerk, dat het aflevert in de software van uw klant. Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is dat verplicht sinds 1 januari 2026 (FOD Financiën). Dit zijn de stappen, in de volgorde waarin ze zich aandienen.
1. De Peppol-ID van de klant vinden
Op Peppol is een onderneming bereikbaar op een adres: een schema gevolgd door een waarde. Voor een Belgische onderneming is dat meestal schema 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer (KBO), zonder punten: bijvoorbeeld 0208:0123456749.
Het veiligst is het aan de klant te vragen. U kunt ook nagaan of hij ingeschreven is in de Peppol Directory, die openbaar is. Een klant die er niet in staat, kan niets ontvangen via het netwerk, ook niet met een correcte ID. Meer daarover in de Peppol-ID van een onderneming vinden.
2. Via een toegangspunt gaan
U maakt niet zelf verbinding met Peppol: u gaat via een toegangspunt, een gecertificeerde dienstverlener die uw facturen doorgeeft aan het toegangspunt van de klant. In de praktijk regelt uw facturatiesoftware dat. Het toegangspunt moet weten wie u bent: uw onderneming wordt er één keer aangemeld, en een wettelijk vertegenwoordiger bevestigt haar identiteit.
3. Nagaan wat de factuur moet bevatten
Een onvolledig bestand wordt geweigerd, soms pas uren later, door de ontvanger. Controleer vóór het versturen of de factuur dit bevat:
- uw juridische naam, uw btw-nummer en uw volledige adres;
- uw eigen Peppol-ID;
- de naam van de klant, zijn volledige adres en zijn Peppol-ID;
- een referentie voor de klant, zoals zijn bestelbonnummer, of anders het factuurnummer;
- minstens één gefactureerde lijn;
- voor een lijn met verlegging van heffing, vrijstelling, intracommunautaire levering of uitvoer: de wettelijke vermelding die erbij hoort, die uw boekhouder u geeft.
4. Versturen, en nagaan of het vertrokken is
Het versturen zelf duurt enkele seconden. Het toegangspunt antwoordt meteen: aanvaard, of geweigerd met een reden. Een weigering betekent dat er niets vertrokken is: u verbetert en u verstuurt opnieuw. Een aanvaarde factuur is bij de klant; die neemt u niet meer terug. Een fout verbetert u dan zoals bij een papieren factuur, met een creditnota, die ook via Peppol vertrekt.
En met ProFacture?
U activeert het één keer, in de instellingen van uw organisatie. Daarna bevat de klantenfiche de Peppol-ID, en een knop zoekt die in de directory op basis van het ondernemingsnummer. Op een uitgegeven factuur controleert ProFacture alles wat hierboven staat en noemt wat ontbreekt, met de link om het aan te vullen. Een klik op « Verzenden via Peppol », een bevestiging, en het versturen staat in de geschiedenis van de factuur. Het is inbegrepen in elke formule.
Voor de context, de verplichting en de uitzonderingen: elektronische facturatie via Peppol in België.