Op een Belgische factuur is de gestructureerde mededeling de reeks cijfers tussen drievoudige « + », zoals +++000/0002/02686+++. De klant neemt ze over in zijn overschrijving, en uw bank geeft ze ongewijzigd terug op het rekeninguittreksel. Zo weet u zonder zoeken welke factuur een betaling vereffent.
Hoe ze is opgebouwd
Twaalf cijfers, in drie groepen van 3, 4 en 5 cijfers. De eerste tien zijn een vrije referentie, die de software kiest, vaak op basis van een teller. De laatste twee zijn een controlegetal: daarmee ziet de bank een tikfout voor de overschrijving vertrekt.
Het controlegetal berekenen, met een voorbeeld
U deelt de eerste tien cijfers door 97 en houdt de rest over. Die rest, in twee cijfers, vormt het controlegetal. Is de rest nul, dan is het controlegetal 97.
- Referentie:
0000002026, dus 2.026. - 2.026 gedeeld door 97 geeft een rest van 86.
- Controlegetal:
86. - Volledige mededeling:
+++000/0002/02686+++.
Een verwisseld of verkeerd overgenomen cijfer verandert die rest bijna altijd: de meeste bankapps weigeren dan de mededeling, in plaats van een overschrijving te laten vertrekken die u niet meer kunt koppelen.
Waarom ze tijd bespaart
Zonder mededeling schrijft de klant wat hij wil in de overschrijving: een naam, een maand, of niets. Dan moet u raden welke factuur hij betaalt. Met de mededeling wordt het afpunten mechanisch: de software leest de mededeling op het uittreksel en vindt de factuur. Een gedeeltelijke of gegroepeerde betaling blijft handwerk, maar dat is de uitzondering.
En met ProFacture?
Elke factuur krijgt bij het uitgeven haar gestructureerde mededeling, met controlegetal. Ze staat op de pdf en in de betaal-QR-code, die de klant scant met zijn bankapp: hij hoeft niets over te nemen. Importeert u uw CODA-uittreksels, dan wordt elke overschrijving voorgesteld bij de juiste factuur, en niets wordt geboekt zonder uw akkoord.
Voor de rest van de weg, van offerte tot betaling: de facturatiesoftware voor vakmannen.